การเขียนจดหมายธุรกิจ

การเขียนจดหมายธุรกิจ

แนวคิด

จดหมายธุรกิจมีหลายลักษณะหลายประเภทตามโอกาสที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารการศึกษาเรื่องจดหมายธุรกิจช่วยให้สามารถร่างจดหมายติดต่องานต่าง ๆ ได้รวดเร็ว ถูกต้อง และเลือกสรรวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ประกอบการเขียน ตลอดจนสำนวนภาษา ข้อความที่โต้ตอบอันจะนำมาซึ่งค่านิยมที่ดีและความสำเร็จในการงาน

วัตถุประสงค์

          บอกความสำคัญของการใช้จดหมายในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจได้บอกประเภทของจดหมายที่ใช้โต้ตอบทางธุรกิจได้ใช่คำประโยคและระดับของภาษาในการเขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้องเรียงลำดับข้อความ หรือเนื้อหาสาระของจดหมายธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

เนื้อหาโดยสังเขป

การเขียนจดหมายเป็นการส่งสารที่นิยมที่นิยมใช้กันมากทั้งในเรื่องส่วนตัว  เรื่องกิจธุระ  หรือเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจ  เพราะเป็นวิธีการที่สะดวก ประหยัด และเป็นหลักฐานในการติดต่อเมื่อเกิดมีปัญหาขึ้น  ดังนั้น  การเขียนจดหมายควรจะระมัดระวังเรื่องการใช้ถ้อยคำภาษาให้ถูกต้องชัดเจน  เพื่อให้การประกอบกิจธุระหรือการทำงานของตนเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและประสบผลสำเร็จ

หลักทั่วไปในการเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายโดยทั่วไป  ผู้เขียนควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

เขียนให้ถูกแบบของจดหมายแต่ละประเภท

ใช้คำขึ้นต้นให้เหมาะสมแก่ผู้รับตามฐานะหรือความสัมพันธ์กัน

เขียนเนื้อหาให้ได้ใจความชัดเจน สมบูรณ์ และถูกต้องตามที่ต้องการ

ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ถูกต้อง และสุภาพ

เขียนด้วยลายมือที่เรียบร้อย เป็นระเบียบ และอ่านได้ง่าย  ถ้าใช้พิมพ์ดีดก็ต้องรักษาความสะอาด  ไม่ให้มีรอยขูดขีดฆ่าหรือรอยลบใช้คำสรรพนาม และคำลงท้ายที่เหมาะสมแก่ฐานะของผู้รับใช้กระดาษเขียนจดหมายและซองที่มีสีอ่อนหรือสีสุภาพ  ไม่มีลวดลายหรือสีฉูดฉาดการเขียนจดหมายนั้น  ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายแต่ละประเภทด้วย ซึ่งโดยทั่วไปสามารถแบ่งจดหมายออกได้เป็น 4 ประเภท คือ           1. จดหมายส่วนตัว  เป็นจดหมายที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวโดยเฉพาะ  ซึ่งผู้ส่งสารและผู้รับสารมักเป็นผู้ที่รู้จักคุ้นเคยหรือสนิทสนมกันดี  เป็นการเขียนแบบไม่เป็นทางการ  เช่นจดหมายไต่ถามทุกข์สุข  จดหมายแสดงความยินดี หรือเสียใจ เป็นต้นจดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องธุระการงานอันเป็นการติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้เกี่ยวกับผลประโยชน์ในกำไรหรือขาดทุนทางด้านการค้าหรือธุรกิจ เช่น จดหมายเชิญวิทยากร  จดหมายขอเข้าชมสถานที่ เป็นต้นจดหมายธุรกิจ  เป็นจดหมายที่ติดต่อเกี่ยวกับเรื่องการค้าระหว่างบุคคล ร้านค้า บริษัทต่าง ๆ ที่เนื่องด้วยกำไรหรือขาดทุน  เช่น จดหมายสั่งซื้อสินค้า  จดหมายทวงหนี้  จดหมายสมัครงาน  เป็นต้น            จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ  เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างหน่วยงานของรัฐ หรือเอกชนที่เกี่ยวกับเรื่องราชการ เช่น หนังสือราชการภายนอก  หนังสือคำสั่ง  หนังสือข้อบังคับ  เป็นต้นการเขียนจดหมายในที่นี้  จะฝึกการเขียนจดหมายทางธุรกิจ  อันได้แก่ จดหมายสมัครงาน  จดหมายขอเปิดเครดิต  จดหมายเสนอขายสินค้า  จดหมายสอบถาม  จดหมายสั่งซื้อสินค้า  จดหมายต่อว่า  และจดหมายทวงหนี้การเขียนจดหมายสมัครงาน             จดหมายสมัครงานเป็นจดหมายสำหรับบุคคลที่จะก้าวไปสู่อาชีพที่ตนมีความถนัดและเหมาะสม  เพราะหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนมักจะประกาศรับสมัครบุคคลเข้าทำงานในหน้าที่ต่าง ๆ อยู่เสมอ  แม้ว่าหน่วยงานราชการต่าง ๆ จะมีวิธีรับสมัครและสอบคัดเลือกเป็นระบบอยู่แล้ว  แต่ภาคเอกชนส่วนใหญ่จะให้เขียนจดหมายสมัครงานหรือไปสมัครด้วยตนเอง  ในการเขียนจดหมายสมัครงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เขียนต้องเรียกร้องความสนใจจากผู้รับสมัครให้มีความต้องการที่จะรับเข้าพิจารณาตามตำแหน่งหน้าที่ที่เปิดรับสมัครไว้  เพราะจดหมายสมัครงานก็เปรียบเสมือนการเสนอขายสินค้าซึ่งในที่นี้ก็คือความรู้ความสามารถของเรา  ดังนั้น  การเขียนจดหมายสมัครงานจึงต้องเขียนให้ดีที่สุดโดยคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้               1. การเลือกใช้กระดาษ และซองจดหมาย  ควรเลือกใช้กระดาษเขียนจดหมายและซองสีขาว  หรือถ้าเป็นสีก็เป็นสีอ่อน หรือสีสุภาพ  สะอาด  แต่ไม่ควรใช้กระดาษและซองของราชการ  หรือกระดาษและซองที่มีหัวกระดาษของบริษัทห้างร้าน หรือมีลวดลายต่าง ๆ                2.  การพิมพ์หรือเขียนข้อความในจดหมาย  ควรพิมพ์ข้อความในจดหมาย  นอกจากจะระบุว่าให้เขียนด้วยลายมือ  ผู้สมัครก็ควรเขียนด้วยลายมือของตนเอง  ห้ามให้ผู้อื่นเขียนให้  เพราะผู้รับสมัครต้องการพิจารณาบางประการเกี่ยวกับลายมือของผู้สมัคร                3.  การใช้สำนวนภาษา  ควรใช้สำนวนภาษากึ่งทางการ หรือภาษาเขียนที่ถูกต้อง  ชัดเจน ทั้งตัวสะกด การันต์ ไม่มีรอยขูดฆ่า ขีดลบ หรือมีร่องรอยแก้ไข เพราะจะทำให้ไม่น่าดูหรือส่อให้เห็นว่าผู้สมัครทำงานไม่เรียบร้อย                4.  การเขียนข้อความในจดหมาย  ควรเขียนให้ตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม วกวน หรือร่ำพรรณนาความทุกข์ยากจนเกินเหตุ  และไม่กล่าวถึงปัญหาของตนทั้งปัญหาส่วนตัว  ด้านครอบครัว  และการทำงาน  เพราะเราจจะกลายเป็นตัวปัญหาของหน่วยงานที่สมัครมากกว่าที่จะแก้ปัญหาของหน่วยงานนั้นส่วนการเขียนข้อความในจดหมายสมัครงานนั้น  ควรแบ่งเป็นย่อหน้าให้ใจความในแต่ละย่อหน้ามีความสัมพันธ์กัน  ซึ่งมีหลักในการเขียนดังนี้ย่อหน้าแรก  กล่าวถึงการทราบข่าวการรับสมัครงานว่าทราบจากแหล่งใด  มีความสนใจและความเหมาะสมสอดคล้องกับตำแหน่งที่ผู้รับสมัครต้องการ เช่น  “ผมได้อ่านประกาศรับสมัครงานในหนังสือพิมพ์สยามรัฐ  ฉบับวันที่ 12 กันยายน  2546  ว่าบริษัทของท่านรับสมัครพนักงานตำแหน่งการเงินหลายตำแหน่ง  ผมสนใจใคร่ขอสมัครงานในตำแหน่งดังกล่าว”
ย่อหน้าที่สอง  ให้รายละเอียดข้อมูลส่วนตัวที่เป็นประโยชน์ต่อการพิจารณา  เช่น  ชื่อนามสกุล  อายุ  การศึกษา  โดยเน้นวิชาที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง  หน้าที่  ความสามารถพิเศษ  ประสบการณ์  หรือกิจกรรมที่เคยทำเกี่ยวกับตำแหน่งที่สมัคร  เช่น  “ผมมีอายุ 21 ปี  จบการศึกษาระดับปริญญาตรี  คณะวิทยาการจัดการ  สาขาวิชาการบัญชี  จากมหาวิทยาลัยขอนแก่น  เมื่อปีการศึกษา 2545 และได้เข้าทำงานทันทีโดยเป็นพนักงานบัญชี ของบริษัทไมตรีจิต จำกัด  ปัจจุบันก็ยังคงปฏิบัติหน้าที่อยู่  แต่ที่ต้องการจะเปลี่ยนงานใหม่ก็เพื่อประสบการณ์ในการทำบัญชีที่แตกต่างออกไป และเพื่อความก้าวหน้าและการมีโอกาสเลื่อนตำแหน่งในระดับสูงขึ้นด้วย”
ย่อหน้าที่สาม  อ้างถึงผู้รับรองหรือบุคคลที่จะให้รายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับตนเองได้  เช่น  อาจารย์ที่เคยสอน  หัวหน้าที่ทำงานเดิม  เป็นต้น  โดยผู้สมัครต้องขออนุญาตผู้รับรองก่อน  ตัวอย่าง  “บุคคลที่ท่านสามารถติดต่อสอบถามเกี่ยวกับนิสัยส่วนตัว และการปฏิบัติงานของผมได้จากบุคคลต่าง ๆ ดังนี้                1.  ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิรัช  วงศ์ภินันท์วัฒนา   ภาควิชาภาษาไทย  คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์  มหาวิทยาลัยขอนแก่น  โทร. 0-1717-4419อาจารย์วาลี  ขันธุวาร  ภาควิชาภาษาไทย  คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์  มหาวิทยาลัยขอนแก่น  โทร. 0-4324-6887”ย่อหน้าสุดท้าย  กล่าวถึงความมั่นใจว่าจะได้รับการพิจารณา เช่น “ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่า จดหมายสมัครงานของผมคงได้รับการพิจารณาด้วยดี  ผมพร้อมที่จะมารับการสัมภาษณ์ หรือเรียนข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อใดก็ได้  ตามที่ท่านประสงค์”
นอกจากหลักเกณฑ์ข้างต้นดังกล่าวแล้ว  ผู้สมัครอาจให้รายละเอียดเพิ่มเติมได้ถ้าหากผู้ประกาศประสงค์จะทราบรายละเอียดบางอย่างซึ่งผู้สมัครจะต้องเขียนให้ดีเพราะจดหมายสมัครงานเป็นเสมือนภาพสะท้อนทั้งด้านบุคลิกภาพ อุปนิสัยใจคอ ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของผู้สมัคร  การเขียนจึงต้องให้ข้อมูลที่เพียงพอ  มีความกระจ่างชัด ตรงไปตรงมา  มีความสุภาพอ่อนน้อม และมีความถูกต้องด้านการใช้ภาษา  แต่ไม่ควรใช้คำพูดที่ยกตนข่มท่าน  ประจบสอพอ หรือให้ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ที่สมัครการเขียนจดหมายธุรกิจ               การเขียนจดหมายธุรกิจ  หมายถึง  การเขียนจดหมายติดต่อระหว่างบริษัท ห้างร้านต่าง ๆ หรือบุคคลในเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจทั่วไป  เช่น  การสั่งซื้อสินค้า  การสอบถามราคา  การขอเปิดเครดิต  เป็นต้น  การเขียนจดหมายธุรกิจประเภทนี้จึงต้องใช้ข้อความที่กระชับรัดกุม ได้ใจความสมบูรณ์  ตรงไปตรงมา  และสามารถสื่อความหมายได้ถูกต้องตรงกันจดหมายธุรกิจแบ่งได้เป็น 6 ชนิด คือจดหมายขอเปิดเครดิต หรือ จดหมายขอเปิดบัญชีเงินเชื่อ และจดหมายตอบรับหรือปฏิเสธการให้เครดิตจดหมายเสนอขายสินค้าและบริการจดหมายสอบถาม และตอบสอบถามจดหมายสั่งซื้อสินค้า และตอบรับการสั่งซื้อจดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจจดหมายทวงหนี้หรือเตือนหนี้                การเขียนจดหมายธุรกิจนั้น  นอกจากจะต้องคำนึงถึงเนื้อหาในข้อความจดหมายที่เขียนแล้ว  ต้องให้ความสำคัญกับรูปแบบจดหมายด้วย  เพราะเมื่อผู้อ่านเปิดจดหมายอ่านในครั้งแรกและเกิดความประทับใจในตัวจดหมายก็จะทำให้ธุรกิจของเราประสบความสำเร็จไปกว่าครึ่งหนึ่งแล้ว  รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันอยู่ในปัจจุบันนี้ ได้แก่แบบสี่เหลี่ยมเต็มรูป (Full-block style)  เป็นแบบที่เขียนให้ทุกบรรทัดชิดขอบซ้ายของกระดาษจดหมายแบบสี่เหลี่ยม (Block style) เป็นแบบที่เขียนให้ทุกบรรทัดชิดขอบซ้ายของกระดาษ ยกเว้นวันเดือนปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ อยู่กึ่งกลางกระดาษ                แบบกึ่งสี่เหลี่ยม (Semi-block style)  เป็นแบบที่คล้ายกับแบบสี่เหลี่ยม  แต่ให้เนื้อหาหรือข้อความของจดหมายย่อหน้าเข้าไปประมาณ 1 นิ้วรูปแบบจดหมายดังกล่าวนั้น เป็นรูปแบบของจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้กันแต่ในทางปฏิบัติอาจจะมีการดัดแปลงให้เหมาะสมหรือความสะดวกแก่การปฏิบัติงานของหน่วยงานที่ทำก็ได้  และการใช้รูปแบบของจดหมายตามรูปแบบของหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ก็เป็นที่นิยมใช้ในวงการธุรกิจเหมือนกัน  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้น ๆ ว่าต้องการใช้รูปแบบของจดหมายแบบใดโดยทั่วไปจดหมายธุรกิจจะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้หัวจดหมาย  เป็นชื่อ-ที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน ซึ่งมักพิมพ์หัวจดหมายไว้เรียบร้อยแล้วเพื่อสะดวกในการใช้โดยไม่ต้องเขียนที่อยู่อีกวันที่ เดือน ปี  เป็นการระบุวันเดือนปีที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนดังนี้คือ1  สิงหาคม  2546
               ชื่อและที่อยู่ผู้รับ เป็นการเขียนชื่อหรือนามบริษัท ห้างร้านพร้อมทั้งที่อยู่ หรืออาจระบุตำแหน่งหน้าที่ก็ได้คำขึ้นต้น  ใช้คำขึ้นต้นให้เหมาะสมแก่ฐานะและบุคคล ที่นิยมใช้ในทางธุรกิจ ได้แก่ เรียน  ถึง  หรือกล่าวขึ้นลอย ๆ ว่า “ท่านผู้มีอุปการะคุณ”คำลงท้าย  ใช้คำลงท้ายที่เหมาะสมแก่บุคคลและสอดคล้องกับการใช้คำขึ้นต้น ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”ลายมือชื่อ  เป็นการลงลายมือชื่อของผู้เขียนจดหมาย ซึ่งตามปกติจะมีการลงลายมือชื่อหวัด (ลายเซ็น) และวงเล็บชื่อสกุลตัวบรรจงข้างล่างลายเซ็นและตามด้วยตำแหน่งในบรรทัดถัดมาก็ได้อักษรย่อ  เป็นการใส่อักษรชื่อย่อของตนควบคู่กับชื่อย่อของคนพิมพ์ หรือใส่เฉพาะชื่อย่อของคนพิมพ์ก็ได้ เช่น ปน/วร  หรือ วร เป็นต้นสิ่งที่ส่งมาด้วย  เป็นเอกสารหรือสิ่งของแนบมากับจดหมายนั้นกิจกรรมการเรียนการสอนให้นักศึกษาพิจารณาจดหมายธุรกิจประเภทต่าง ๆ ที่เคยได้รับ หรือพบเห็นว่ามีลักษณะเหมือนหรือแตกต่างจากหลักการโดยทั่วไปอย่างไรให้นักศึกษา search  ข้อมูลใน website ต่าง ๆ ว่ามีการนำเสนอจดหมายทาง webpage หรือไม่  ถ้ามีเป็นจดหมายประเภทใด  และมีวิธีในการนำเสนออย่างไรนักศึกษาคิดว่าการเขียนจดหมายทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จควรมีรูปแบบ  ลักษณะ  และการใช้ภาษาอย่างไร

ที่มา:http://www.google.com/urlsa=D&q=http://blog.eduzones.com/yimyim/3412&usg=AFQjCNFR0OXu0kI4e3BVI2ahi5Lh9pZ8Uw